Деньги на контроле: какие финансы проекта отслеживать малому бизнесу

Управленческий учет нужен для контроля и планирования. Без отслеживания ситуации легко пропустить тревожные звоночки, оказаться в долгах или стать банкротом. Владение ситуацией, наоборот, помогает: можно планировать рост, сокращение расходов, найм дополнительного персонала, привлечение инвестиций, кредиты и так далее. Давайте посмотрим, какие финансы проекта стоит отслеживать, чтобы видеть состояние дел.

Выручка

Это все деньги, полученные компанией за работу, но не все деньги на счетах фирмы, потому что предоплата не считается выручкой.

Пока клиент не получил услугу или товар в полном объёме, ваши обязательства не исполнены и деньги ещё не совсем ваши. В B2B выручка считается только после подписания акта выполненных работ.

Например, в ваш цветочный магазин пришёл заказ, клиент оплатил букет на сайте и ждёт доставку. Эту оплату нельзя считать выручкой. Вдруг у вас не найдется нужных цветов или клиент в итоге откажется от заказа, потому что курьер уронил букет 10 раз? Тогда деньги придётся вернуть.

Если не считать выручку, то можно ошибочно подумать, что доходы компании значительно выше, чем на самом деле. В случае возвратов можно остаться без денег, а если они уже были потрачены, то и попасть в более неприятную ситуацию.

Операционные расходы

Это всё, что вы тратите на деятельность компании, кроме кредитов, налогов на компанию и амортизации. Сюда входит зарплата, налоги за сотрудников, закупка товаров и аренда.

Расходы обычно делят на постоянные, которые никак не зависят от выручки, и переменные, которые меняются в зависимости от выручки.

Например, переменные расходы в цветочном магазине — закупка цветов у поставщиков. На 8 марта вы продаете 500 букетов и тратите миллион на закупку цветов, а в январе продаете 50 букетов и тратите только 100 000 рублей.

К постоянным расходам цветочного магазина можно отнести аренду, зарплату работников и налоги на неё. Кстати, важный момент! Если зарплата сотрудников состоит из двух частей (фиксированной суммы и процента), то и расходы считать нужно по двум категориям: фикс — в постоянные расходы, а процентную часть и налоги — в переменные.

Если не следить за расходами, то может оказаться, что компания тратит больше, чем зарабатывает, и банкротство не за горами.

EBITDA

EBITDA расшифровывается как Earning Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, то есть показатель прибыли без учета налогов, кредитов и амортизации. Считать его просто — нужно вычесть из выручки операционные расходы.

Ваш цветочный магазин получил за доставку 300 000 рублей — это выручка. При этом вы потратили 100 000 рублей на закуп цветов, 30 000 рублей на зарплату флориста (до налогов) и 50 000 рублей на аренду.

EBITDA = выручка − операционные расходы

EBITDA = 300 000 − (100 000 + 30 000 + 50 000) = 120 000

Таким образом, EBITDA вашего цветочного магазина составила 120 000 рублей.

Этот показатель нужен, чтобы не пропустить тот момент, когда компания уходит в минус — это сигнал, что нужно что-то менять. Кроме того, EBITDA помогает рассчитывать индикатор возврата инвестиций.

Прочие расходы

Отдельно считаются кредиты, налоги на саму компанию и амортизация. Здесь также важно учесть нюансы и считать правильно.

Кредиты — в расходы считаются только проценты, так как основное тело кредита вы возвращаете.

Налоги — если вы ИП на упрощенной системе налогообложения, то фиксируйте 6% в своих расходах.

Амортизация — с помощью этого показателя планируют закупку оборудования или техники.

Если вы купили в свою дизайнерскую студию 10 моноблоков iMac, неправильно будет записывать эти траты в один месяц — вы уйдёте в огромный минус.

Сумму распределяют равномерно на срок службы техники. Например, 1 моноблок стоит 100000 рублей, а гарантия 12 месяцев. Значит, 100000 делим на 12 и получаем 8333 рублей в месяц — эту сумму записываем в прочие расходы в графу амортизация.

Отслеживать эти показатели важно, чтобы не уйти в долги по налогам, планировать покупку техники и оценивать необходимость новых кредитов, можете ли вы сейчас их себе позволить.

Чистая прибыль

Это деньги, которые остаются после того, как вы вычли все расходы, включая налоги. Именно чистую прибыль можно тратить по своему усмотрению.

Чистая прибыль показывает эффективность бизнеса, а если этот показатель упустить из вида, то можно допустить ошибки и оставить компанию без денег.

Например, такая ситуация может сложиться, если предприниматель не считал чистую прибыль и тратил деньги на своё усмотрение. А потом оказалось, что забыли учесть амортизацию оборудования, и в кафе вышло из строя холодильное оборудование. Свободных денег уже нет, они ушли на новый дом и отпуск, поэтому приходится залезать в кредиты и затягивать пояса на пару лет.

Рентабельность

Этот показатель отражает, насколько эффективно используются ресурсы компании. Можно посчитать рентабельность как одного отдельного актива, так и компании в целом.

Рентабельность считают для прогнозирования прибыли, сравнения с конкурентами и продажи. Компания, которая зарабатывает больше, чем тратит, стоит дороже.

Для расчёта рентабельности нужно посчитать коэффициент рентабельности — отношение прибыли к стоимости ресурсов.

Например, вы хотите оценить, насколько выгодно производить сметану. Стоимость ресурса (молока) — 10 рублей за литр. Стоимость литра сметаны — 160 рублей. Из литра молока получается 100 грамм сметаны. Стоимость 100 грамм сметаны — 16 рублей. Тогда прибыль от 1 литра молока — 6 рублей.

Рентабельность = прибыль ÷ стоимость ресурса

6 ÷ 10 = 0.6 = 60%

Если не считать рентабельность, то можно оказаться в ситуации, когда прибыль не покрывает затраты, то есть компания работает в убыток.

Например, цены на ресурсы выросли и литр молока теперь стоит 20 рублей. А литр сметаны по-прежнему стоит 160 рублей. Тогда рентабельность становится отрицательной: −20%.

Денежный поток

Денежный поток (движение денежных средств, cash flow) — это разница между всеми приходами и всеми расходами. Показывает эффективность управления деньгами бизнеса. Если выручка, EBITDA и рентабельность показывают состояние дел в данный момент, то денежный поток — в динамике. Так вы сможете понимать, сколько денег у вас будет через месяц, три, шесть и так далее.

Для отслеживания денежного потока можно записывать и обещанные доходы, и будущие расходы.

Например, будущие расходы — это оплата аренды на несколько месяцев вперёд, а обещанные доходы — это оплата, если вы работаете по постоплате.

Отслеживать движение денежных средств необходимо, чтобы сократить кассовый разрыв и не допустить ситуации, когда завтра нужно вносить платёж по кредитам, а товар оплатят только послезавтра.

Дебиторская задолженность

Это показатель того, сколько вам должны. Когда вы уже поставили товар или оказали услугу, но деньги получите только через какое-то время.

Если не отслеживать дебиторскую задолженность, то вы можете оказаться в ситуации кассового разрыва, и чем больше такая задолженность, тем для вас хуже. Кроме того, большая дебиторская задолженность — это риск неоплаты. Если контрагент разорится, то не сможет выполнить обязательства перед вами.

Компания «Рога и Копыта» поставила в магазин «Ромашка» товар на 100 тысяч рублей, через неделю — ещё на 100 тысяч рублей, а потом — ещё на 100 тысяч рублей. Итого, дебиторская задолженность компании «Рога и копыта» составила 300 тысяч рублей. Владелец магазина обязуется оплатить всю сумму в течение 10 дней, но через 2 недели обнаруживается, что магазин разорился и съехал из арендованного помещения. Компания «Рога и копыта» потеряла товар на 300 тысяч рублей.

Для того чтобы не попасть в такую ситуацию, нужно отслеживать дебиторскую задолженность и контролировать сроки оплаты.

Точка безубыточности

Этот показатель важен для небольшого и начинающего бизнеса. Точка, когда компания выходит в ноль, то есть расходы равны доходам. Следить за показателем нужно, чтобы понимать, сколько товаров потребуется продать, чтобы выйти в ноль и начать генерировать прибыль. Точка безубыточности важна и для инвесторов, чтобы понимать, когда ожидать возврат инвестиций.

Начинающий стартап по производству нового спортивного тренажера обещает инвесторам прибыль после продажи 1000 единиц товара. Проданные 1000 тренажеров оправдают все расходы, а все продажи сверх сгенерируют прибыль.

Средний чек

Средний чек — это средняя сумма, которую клиент тратит на ваши товары или услуги. Этот показатель нужен для того, чтобы отслеживать эффективность продаж и маркетинговых активностей.

Если не следить за средним чеком, то может оказаться, что вы выбрали неверную маркетинговую или ценовую стратегию.

Предположим, вы провели акцию. Сравнив средний чек до и после акции, вы сможете узнать, принесла ли она результаты. Если до акции у вас покупали в среднем на 5000 рублей, а после стали покупать на 7000 рублей, то средний чек вырос и акция прошла успешно.

Нужно также помнить, что важно отслеживать количество покупателей и сумму, которую они тратят на ваши товары или услуги. Иначе может сложиться ситуация, когда средний чек вырос, а доходы компании упали.

Например, вы подняли цены и теперь клиент тратит у вас не 5000 рублей, а 7000 рублей. Но до этого у вас покупало 200 человек, а теперь только 100. Получается, раньше вы зарабатывали 1 миллион рублей, а теперь — 700 тысяч. Средний чек вырос, а выручка — нет.

Отслеживая средний чек, вы можете планировать свою стратегию и ценовую политику. Возможно, имеет смысл привлечь более платежеспособную аудиторию и продавать им дорогие товары, а может быть, наоборот, стоит снизить цену, но привлечь больший поток клиентов.

Оборотный капитал

Это деньги компании, которые находятся в обороте, то есть полностью расходуются и возобновляются с какой-то периодичностью. В оборотном капитале учитываются текущие активы предприятия за вычетом текущих обязательств.

Например, вы владеете продуктовым магазином. Все товары на полках — это ваши оборотные средства. Вы тратите деньги на покупку продуктов, приобретаете их, расставляете на полках, а потом продаете. Активы превращаются в деньги, часть которых вы опять пускаете в оборот, возобновляя ассортимент.

Ваш оборотный капитал составляют:

• выданные авансы,
• отложенные налоговые активы или расходы будущих периодов,
• дебиторская задолженность,
• запчасти, материалы и сырье,
• полуфабрикаты и незавершенное производство,
• запасы готовой продукции.

Всё это учитывается, вычитая кредитные средства.

Если оборотный капитал отрицательный — это тревожный звоночек. Значит, компания существует за счёт заёмных, а не собственных средств. Положительный капитал свидетельствует о стабильности компании.

Где брать цифры для контроля финансов

Для того чтобы держать финансы под контролем, вам нужны три документа:

• Отчёт о прибыли и убытках
• Отчёт о движении денежных средств
• Отчёт балансового листа

Конечно, все эти данных можно хранить в привычной таблице Excel. Пока бизнес небольшой, функционала вам вполне хватит. 

Правда, придётся разбираться со всеми формулами, коэффициентами и показателями, даже если вы найдете шаблоны, настраивать их и докручивать под себя. И так по каждому показателю.

В laxo процесс гораздо проще.

• Самые простые, понятные и только нужные вам отчеты, ведь для небольших проектов нет необходимости отслеживать всё.
• Максимально понятный интерфейс: вы не запутаетесь, что и куда вводить, у каждого поля есть подсказки.
• Новый функционал и отчеты добавим, когда они вам понадобятся. И научим, как это всё внедрять и использовать.
• Всё, чтобы вам было удобно с laxo, — 2 месяца бесплатно!

Краткая памятка: что и зачем отслеживаем

• Выручка — все деньги, которые вы заработали. Полученная предоплата — не выручка, пока вы не поставили товар или не оказали услугу в полном объёме.
• Операционные расходы делятся на постоянные и переменные. Если вы платите аренду — это постоянный расход, который не зависит от количества продаж. Платежи фрилансерам — переменные расходы.
• EBITDA — выручка минус операционные расходы. EBITDA показывает, есть ли у компании заработок.
• Прочие расходы — налоги компании, кредиты и амортизация. Это категория отслеживается обязательно, чтобы не обнаружить внезапно большие долги по налогам и кредитам или вышедшие из строя станки.
• Чистая прибыль — свободные деньги, которые можно использовать как угодно.
• Рентабельность — индикатор эффективности использования. Есть много видов показателя. Например, маржинальная рентабельность нужна для отслеживания роста переменных расходов. Рентабельность по операционной прибыли поможет найти инвестора.
• Денежный поток — финансовое состояние компании в динамике. Если отслеживать, сможете понимать, что произойдет с компанией через несколько месяцев.
• Дебиторская задолженность — деньги, которые вам ещё не перевели за уже оказанные услуги или поставленный товар. Причина кассового разрыва — вроде как заработали, потратить пока не можете.
• Точка безубыточности — компания не приносит прибыли, но не уходит в минус, то есть работает в ноль. Отслеживается, чтобы знать, когда компания начнет приносить прибыль.
• Cредний чек — показатель отдела продаж для оценки, показывает, сколько тратят покупатели на ваши услуги или товары.
• Оборотный капитал — движение денежных средств на счетах компании, показывает, насколько успешно компания управляет своими деньгами.