Топ-7 отчётов для бизнеса в таблицах Excel

В бизнесе всё должно быть под контролем: финансы, движение денег, затраты на маркетинг и расчёт окупаемости. Однако очень часто в небольших компаниях или нет никакого учёта, или он ведется хаотично в миллионе табличек. Таблицы Excel для бизнеса — самый любимый инструмент, потому что кажется наиболее простым. Не нужно осваивать неизвестные программы со сложными функциями. Давайте посмотрим, какие же отчёты нужно вести и как это может выглядеть, если вы работаете в таблицах.

Как отследить движение денежных средств в таблице Excel

Это самый простой отчёт, который обычно ведут и начинающие предприниматели, и даже фрилансеры. В таблицу заносятся поступления и расходы компании.

Вот так выглядит табличка на год.

Отчёт нужен не только для того, чтобы отследить в плюсе вы или в минусе, но и для сравнения сумм по расходам и доходам.

В таблице можно сравнить, насколько больше потрачено денег в какой-то месяц, например, на рекламу, зарплату или налоги — и оценить, насколько больше или меньше заработано за тот же период.

Можно учитывать и будущие расходы: налоги, аренду и так далее. Так вы можете отслеживать и кассовый разрыв, например, за аренду вы уже заплатили, а поступления денег ещё не было.

Платежный календарь

В календарь вы можете занести данные по всем планируемым платежам — когда должны перевести деньги вам, а когда — вы. Так вы будете знать, какие есть поступления и траты, а также увидите, когда может возникнуть кассовый разрыв.

В таком календаре сразу видно, где кассовый разрыв: оплата по кредиту 6 октября, а поступление денег — 7 октября.

Увидев информацию о кассовом разрыве, можно начинать планировать: перенести даты оплаты, перекрыть «дыру» заёмными средствами и так далее.

Баланс для бизнеса в таблице Excel

Отчёт балансового листа показывает, сколько денег работает в бизнесе. Это ваш оборотный капитал, который растёт, когда вы получаете прибыль, и уменьшается, когда вы терпите убытки, оплачиваете кредиты и выплачиваете дивиденды. В этом отчёте вы сможете увидеть, в чем сосредоточен ваш капитал: в деньгах на счётах, в товаре на складе, у покупателей.

В баланс входят не только денежные средства, но и дебиторская задолженность, имущество в собственности компании (оборудование, техника, мебель, помещения, материалы, сырье, незавершённое производство, продукция), кредитные средства и так далее.

Благодаря отчёту вы можете оценить, растёт ли капитал или наоборот компания генерирует убытки. Сложность ведения этого отчёта в таблице Excel в том, что вам придется всё вносить вручную: отправили продукцию со склада — нужно внести данные и в этот отчёт и в другой. В laxo это происходит автоматически.

Учёт сделок в Excel

Это слабое место большинства небольших компаний. Немногие ведут записи по проектам и клиентам, из-за чего возникают сложности: непонятно, какие сроки оплат у какого клиента, путаница в заказах и так далее.

Можно включить данные о расчётах, сроках, расходах на производство и зарплату.

Особенно полезен учёт сделок, если у вас продолжительные проекты или с оплатой несколькими частями. Однако в такой таблице неудобно отслеживать коммуникации с клиентом и отмечать какую-то дополнительную информацию. CRM-система тут снова выигрывает: у вас на одном экране видно и заказ клиента, и даты оплат, и все остальные взаимодействия с клиентом — данные о звонках, встречах, рассылках, предыдущих заказах.

Когда информация собрана в одном месте, контролировать проще — можно отслеживать все даты оплаты и свои расходы. Например, как в системе отчётов laxo.

Зарплатная ведомость

Зарплатная ведомость актуальна, если у вас есть работники и размер их зарплаты зависит от KPI или рабочих часов. В этом отчёте можно собрать информацию обо всех начислениях (премии, бонусы, отпускные), а также о налогах (отчисления в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах).

«Когда я работала в коворкинге для мам, у нас была таблица, где считалась зарплата персонала с почасовой оплатой — администраторов и нянь»

Маркетинговый отчёт

Маркетинговый отчёт имеет смысл вести, если вы запускаете рекламу. В таблицу Excel нужно внести данные для анализа эффективности рекламного канала: потраченный бюджет, количество заказов, их стоимость, средний чек.

По такому отчету можно увидеть, в каких соцсетях больше прибыли.

Калькулятор рентабельности

Чтобы понимать, насколько выгодно заниматься проектом, нужно посчитать его рентабельность. Вы можете посчитать рентабельность бизнеса вообще — при каких условиях выгодно работать, сколько сотрудников вы можете позволить себе нанять, сколько налогов нужно платить.

Учтите стоимость, свои затраты (материалы, зарплаты, налоги) и посчитайте маржинальность. При какой маржинальности вы укладываетесь в свои финансовые цели?

Можете посчитать и рентабельность своих услуг: если клиент платит вам 15000 рублей, а вы тратите на его проект 100 часов, выгодно ли вам работать? Когда очевидно, что сумма для таких временных затрат неадекватна, можно сразу сделать вывод о нерентабельности проекта. А когда заказ на 1000000 рублей, а часов вы потратите, например, 400? Для таких случаев лучше пользоваться калькулятором.

Пока бизнес небольшой, функционала Excel вам вполне хватит. Конечно, придётся разбираться со всеми формулами, коэффициентами и показателями. Даже в готовых шаблонах нужно разбираться — где и что указывать, как оно считается (корректно ли). Настраивать их и докручивать под себя иногда непросто, шаблоны бывают очень запутанными и сложными.

В laxo процесс гораздо проще:

• Простые, понятные и только нужные вам отчёты — для небольших проектов нет необходимости отслеживать всё.
• Максимально понятный интерфейс — вы не запутаетесь, что и куда вводить, у каждого поля ввода есть подсказки.
• Новый функционал добавим, когда потребуется, и научим, как его внедрять и использовать.